Automatizá lo repetitivo: Power Automate, Power Apps y Power BI para tu negocio

Muchos negocios usan Microsoft 365 todos los días: Outlook, Excel, SharePoint, Teams. Y sin embargo siguen copiando datos de un archivo a otro, reenviando correos para pedir una aprobación y armando reportes a mano a fin de mes. No es falta de ganas: es que nadie les mostró que las mismas herramientas que ya pagan pueden encargarse de esas tareas.

Ese conjunto de herramientas se llama Power Platform, y tiene tres piezas que se complementan.

Las tres piezas

• Power Automate crea flujos: reglas del tipo “cuando pase esto, hacé aquello”. Por ejemplo, cuando llega un archivo por correo, guardarlo en la carpeta del cliente y avisar al responsable.
• Power Apps permite armar aplicaciones simples para cargar y consultar datos desde el celular o la computadora, en lugar de planillas sueltas y cadenas de mensajes.
• Power BI convierte tus datos en tableros claros y actualizados: qué está en curso, qué está por vencer y cómo se reparte el trabajo.

Qué se puede automatizar

Las mejores candidatas son las tareas que se repiten, siguen reglas claras y hoy dependen de que alguien se acuerde. Algunos ejemplos:

• Recepción de documentos: pedir lo que falta, ordenar cada archivo en su carpeta y recordar a quien no respondió.
• Vencimientos y seguimiento: que cada trabajo tenga responsable, fecha y estado, y que el sistema avise antes de que algo se venza.
• Aprobaciones internas: revisiones y visados con un circuito definido y registro de quién aprobó y cuándo.
• Carga y reportes: datos que se ingresan una sola vez y alimentan tableros sin copiar y pegar.

Es el tipo de trabajo que estamos desarrollando junto a un estudio contable de San Juan, Puerto Rico: el caso Numbers CPA, que combina su sitio web con automatización de procesos.

Cómo empezar sin morir en el intento

1. Elegí un solo proceso. Uno que se repita mucho y que moleste de verdad. No intentes automatizar toda la empresa de una vez.
2. Dibujalo en papel. Quién hace qué, en qué orden y qué pasa cuando algo sale mal. Si no se puede explicar, todavía no se puede automatizar.
3. Automatizá primero la parte más tediosa y dejá las decisiones importantes en manos de una persona.
4. Probalo con el equipo antes de darlo por terminado. Un flujo que nadie usa no ahorra nada.
5. Medí y recién después sumá el siguiente proceso.

Lo que conviene tener en cuenta

• Primero el orden de los datos. Automatizar un desorden solo hace que el desorden vaya más rápido.
• Licencias. Una parte de estas herramientas viene incluida en ciertos planes de Microsoft 365, pero algunos conectores y aplicaciones más complejas requieren licencias adicionales. Conviene revisarlo antes de empezar.
• Permisos y seguridad. Definí quién puede ver y modificar cada dato, sobre todo si manejás información de clientes.
• Mantenimiento. Los flujos dependen de las cuentas y los archivos que conectan: alguien tiene que cuidarlos cuando algo cambia.

Un buen primer paso

No hace falta rehacer todo: alcanza con encontrar la tarea que más tiempo le roba a tu equipo y empezar por ahí. Si querés ayuda para identificarla y automatizarla, escribinos. En PuntoArg conectamos tus herramientas y tus procesos para que tu gente dedique su tiempo a lo que realmente importa.